تأخر إعداد المحاضر
إعداد المحاضر يدويًا يستغرق أيامًا، مما يُعطّل سير الاعتماد ويُهدد الامتثال للمواعيد الرقابية.
من الاجتماع إلى القرار إلى التنفيذ
حوكمة الاجتماعات للمجالس واللجان والقرارات
حوّل الاجتماع إلى محضر وقرار ومتابعة تنفيذ قابلة للقياس
ديوان سويت منصة رقمية متكاملة لإدارة مجالس الإدارة واللجان والجمعيات العمومية والاجتماعات، من الدعوة وجدول الأعمال، إلى المحاضر إلكترونيًا بـ AI والتصويت واعتماد القرارات بالتكامل مع Microsoft Teams و Google Meet و Zoom و Webex.
- بنوك · شركات مدرجة · جهات حكومية · جامعات
- استضافة داخل المملكة العربية السعودية
- أمن وامتثال على مستوى المؤسسات
التحدي
أين تفقد المجالس السيطرة على القرارات؟
الاجتماعات لا تفشل في اتخاذ القرار
غياب متابعة القرارات
قرارات المجلس تُتخذ دون آلية تتبع واضحة. لا يُعرف المسؤول عن التنفيذ ولا الموعد النهائي.
صعوبة إثبات الامتثال
غياب سجلات تدقيق شاملة يُعرّض المؤسسة لمخاطر عند المراجعات الرقابية وأمام هيئة السوق المالية والهيئة الوطنية للأمن السيبراني.
قبل وبعد
قبل ديوان سويت وبعده
تحوّل من عمليات مبعثرة ويدوية إلى مسار حوكمة موحّد يقيس التنفيذ ويثبت الاعتمادات.
قبل ديوان سويت
بعد ديوان سويت
الدعوات والمرفقات
دعوات ومرفقات متفرقة بين البريد والملفات.
دعوة وجدول أعمال ومرفقات في مسار واحد منظم.
المحاضر والاعتماد
محاضر يدوية أو متأخرة وتعدد للنسخ.
محاضر إلكترونية مدعومة بـ AI حسب الإعدادات المتاحة، مع مسارات اعتماد واضحة.
القرارات والمسؤوليات
قرارات بلا مسؤول تنفيذي واضح أو موعد.
قرارات مرتبطة بمسؤول وتاريخ استحقاق وحالة متابعة.
المتابعة والتنفيذ
متابعة عبر البريد أو الجداول وتشتت المهام.
مهام تنفيذية ومتابعة لحظية ولوحة موحدة للتقدم.
السجل والامتثال
صعوبة إثبات ما تم اعتماده وتنفيذه عند المراجعة.
سجل موحد قابل للتدقيق والقياس يدعم الامتثال والرقابة.
الدعوات والمرفقات
قبل ديوان سويت
دعوات ومرفقات متفرقة بين البريد والملفات.
بعد ديوان سويت
دعوة وجدول أعمال ومرفقات في مسار واحد منظم.
المحاضر والاعتماد
قبل ديوان سويت
محاضر يدوية أو متأخرة وتعدد للنسخ.
بعد ديوان سويت
محاضر إلكترونية مدعومة بـ AI حسب الإعدادات المتاحة، مع مسارات اعتماد واضحة.
القرارات والمسؤوليات
قبل ديوان سويت
قرارات بلا مسؤول تنفيذي واضح أو موعد.
بعد ديوان سويت
قرارات مرتبطة بمسؤول وتاريخ استحقاق وحالة متابعة.
المتابعة والتنفيذ
قبل ديوان سويت
متابعة عبر البريد أو الجداول وتشتت المهام.
بعد ديوان سويت
مهام تنفيذية ومتابعة لحظية ولوحة موحدة للتقدم.
السجل والامتثال
قبل ديوان سويت
صعوبة إثبات ما تم اعتماده وتنفيذه عند المراجعة.
بعد ديوان سويت
سجل موحد قابل للتدقيق والقياس يدعم الامتثال والرقابة.
الحل
من الاجتماع إلى القرار إلى التنفيذ
ديوان سويت يربط دورة الحوكمة كاملة في مسار واحد: من الدعوة وجدول الأعمال إلى المحضر والاعتماد، ومن القرار إلى المهمة والمتابعة والتقرير.
- 1
ينشئ الاجتماع ويضبط الأعضاء والبنود والمرفقات.
- 2
يرسل الدعوات ويتابع الحضور والنصاب والاعتذارات.
- 3
يوثق المحاضر والاعتمادات والقرارات إلكترونيًا.
- 4
يحوّل القرارات إلى مهام ويتابع التنفيذ عبر تقارير ولوحات واضحة.
شاهد المنصة
لمحة سريعة عن واجهة ديوان سويت
جولة داخل النظام
احجز عرضًا مباشرًا لمشاهدة المنصة على بياناتك.
احجز عرضًا توضيحيًاالمزايا الأساسية
كل ما تحتاجه لإدارة الحوكمة المؤسسية
إدارة المجالس واللجان
تشكيل وإدارة مجالس الإدارة واللجان المتعددة مع فصل كامل للبيانات والصلاحيات.
- تشكيل مجالس ولجان بمرونة كاملة
- إدارة العضويات وفترات التجديد
- فصل البيانات بين المجالس
- صلاحيات RBAC متقدمة
إدارة مجالس متعددة من منصة واحدة
إدارة المجالس واللجان
مسار العمل
كيف تتم إدارة الاجتماع داخل ديوان سويت؟
تنتقل دورة الاجتماع من التحضير إلى التنفيذ عبر خطوات مترابطة تقلل الفاقد التشغيلي وتزيد وضوح المساءلة.
إنشاء الاجتماع
إرسال الدعوات
تسجيل الحضور
إدارة الاجتماع
إصدار القرارات
اعتماد المحضر
تحويل القرار إلى مهام
متابعة التنفيذ
إصدار التقارير
لماذا القيادة تهتم
لماذا الحوكمة الرقمية أصبحت قرارًا تنفيذيًا لا خيارًا تقنيًا
مع تصاعد توقعات الجهات الرقابية وسرعة دورات القرار، يتحول ضعف التوثيق والمتابعة من إزعاج إداري إلى مخاطرة مؤسسية. ديوان سويت يجمع مسار الاجتماع والقرار والتنفيذ في رؤية واحدة للإدارة العليا ولجان الحوكمة.
تقليل مخاطر الحوكمة
سجل موحّد للحضور والمحاضر والاعتمادات يقلل تعدد النسخ والاجتهادات الفردية عند المراجعة أو التدقيق.
من القرار إلى التنفيذ
ربط كل قرار بمسؤول وتاريخ ومسار متابعة يحافظ على أثر الاجتماعات ويمنع ضياع التوصيات بعد انتهاء الجلسة.
رؤية للإدارة ولجان الامتثال
تقارير ومؤشرات تدعم الإشراف التنفيذي وتجهّز الجهة لمتطلبات الحوكمة والمراجعات دون تجميع يدوي للأدلة.
وكيل ديوان سويت للذكاء الاصطناعي
من الحوار إلى محضر وقرارات ومهام قابلة للتنفيذ
يوظف ديوان سويت الذكاء الاصطناعي في تلخيص الاجتماعات، واستخراج القرارات والتوصيات، وتحويل المخرجات إلى عناصر متابعة منظمة، ودعم التحليل التنفيذي قبل الاعتماد مع إبقاء القرار النهائي بيد المستخدم المخول.
01
تفريغ الاجتماع وتمييز المتحدثين
تحويل الاجتماع إلى نص مكتوب مع تمييز كل متحدث وربط مداخلاته بملفه في المنصة.
02
تلخيص النقاشات واستخراج القرارات
تحليل المناقشات واستخراج القرارات والتوصيات تلقائيًا بصياغة واضحة.
03
إعداد مسودة محضر جاهزة للمراجعة
إنشاء محضر منسّق وشامل جاهز للمراجعة والاعتماد خلال دقائق لا ساعات.
